مقررات نمایشگاه

ضمن استقبال از توجه و تمايل آن واحد محترم نسبت به حضور درنمايشگاه بین المللی فارس ، توجه جنابعالي را به اين نكته جلب مي نمايد كه عدم مطالعه كامل مقررات نمايشگاهها از سوی شرکت کنندگان محترم همواره باعث بروز پاره اي مشكلات در امر برپايي نمايشگاه مي شود كه ناشي از عدم آگاهي ایشان از قوانين و ضوابط مصوب و مصرح در اين خصوص مي باشد. لذا از كليه متقاضيان محترم تقاضا مي شود قبل از تكميل نمودن فرم ثبت نام و حضور در نمايشگاه اين مقررات را بطور كامل و دقيق مطالعه فرمايند. تكميل و تحويل فرم ثبت نام از سوي شركت كننده به برگزاركننده بدين معني تلقي ميشود كه متقاضي مشاركت در نمايشگاه بدواً مقررات مربوطه را مطالعه نموده و با علم و آگاهي كامل از قوانين موجود و پذیرش آنها نسبت به انجام مراحل ثبت نام و حضور در نمايشگاه اقدام نموده است. لذا مسئوليت هرگونه اقدام يا ناهماهنگي كه بدليل عدم آگاهي از مقررات نمايشگاه از سوي شركت كنندگان صورت پذيرد بر عهده ايشان بوده و برگزاركننده از عواقب ناشي از آن مبرا مي باشد مقررات نمایشگاهی برای کلیه شرکت کنندگان محترم صرفنظر از متراژ غرفه و میزان هزینه ای که برای مشارکت خود میکنند بصورت یکسان لازم الاجرا است. لذا خواهشمند است تنها درصورت قبول آنها نسبت به امضاء فرمهای مشارکت و حضور در نمایشگاه اقدام فرمایید.

بخش اول - ثبت نام در نمايشگاه و پرداخت هزينه اجاره بهاء غرفه

1. تمامی فرمهای لازم جهت مشارکت متقاضیان محترم برروی این وب سایت موجود میباشد . لذا خواهشمند است با مراجعه به لینک های مختلف سایت فرمهای مربوطه را پرینت گرفته و پس از تکمیل و مهر و امضاء ، در مهلت تعیین شده آنها را به ستاد نمایشگاه تحویل فرمایید.
2. برگزاركننده در پذيرش یا رد درخواستها اختيار تام دارد.
3. مقتضي است كل هزينه مشاركت بر اساس فرمول اعلام شده از طرف برگزار کننده به شماره حساب ایشان پرداخت و رسيد آن به همراه فرمهاي درخواست مشاركت به برگزاركننده تحويل گردد.
4. واگذاری مكان غرفه براساس اولويت ثبت نام ميباشد . بدين معني كه متقاضياني كه سريعتر نسبت به ثبت نام و پرداخت هزينه مشاركت خود اقدام نمايند ، به هنگام واگذاری غرفه بر سايرين تقدم خواهند داشت.
5. لطفاً قبل از تاييد مشاركت از سوي برگزاركننده نسبت به واريز وجوه اقدام ننماييد . واريز وجه ثبت نام قبل از تأييد برگزاركننده هيچگونه حقي را براي واريز كننده ايجاد نمي كند.
6. پس از تعیین محل غرفه، برگزارکننده نسبت به رزرو غرفه مذکور و صدور پیش فاکتور جهت واریز وجه ثبت نام اقدام مینماید. اعتبار پیش فاکتور صادره در آن قید شده و پس از آن درصورت عدم واریز وجوه مقرر، برگزارکننده هیچگونه تعهدی جهت حفظ غرفه برای متقاضی نداشته و نسبت به واگذاری آن به سایر متقاضیان اقدام خواهد نمود.
7. در صورتی که براساس اعلام مراجع موثق ، متقاضی ثبت نام ، در هر نمایشگاه دیگری سابقه تخطی از مقررات و یا عدم تسویه حساب کامل در نمایشگاهی را داشته باشد ، برگزارکننده میتواند در هر مرحله ای از ثبت نام و حتی در صورت پرداخت هزینه مشارکت ، ثبت نام متقاضی را لغو و وجوه پرداختی را مسترد نماید . در این زمینه انجمن برگزارکنندگان نمایشگاههای بین المللی ایران به عنوان مرجع اصلی جهت اعلام موارد تخلف شناخته میشود.
8. درصورت پرداخت وجه مشاركت بصورت چك، تنها چك شركت متقاضي قابل پذيرش بوده و برگزاركننده از پذيرفتن چك اشخاص و يا چك ساير افراد حقیقی یا حقوقی معذورميباشد.
9. درج مشخصات شركت كنندگان و شرح فعاليت آنها در كتاب رسمي نمايشگاه به دو زبان فارسي و انگليسي توسط برگزاركننده انجام خواهد شد. اين امر اجباري بوده و شركت كنندگان محترم به منظور گردآوري مجموعه اي پربار و مفيد ملزم به ارائه به موقع اطلاعات و مشخصات خود به هر دو زبان فارسي و انگليسي بطور كامل ميباشند.
10. اطلاعات تكميل شده توسط شركت كنندگان در فرم کتاب به همان صورت در كتاب نمايشگاه درج مي شود و در صورت نقص يا عدم صحت آنها مسئوليتي متوجه برگزاركننده نخواهد بود.
11. درخواست اعمال هر گونه تغييري در مندرجات فرم ثبت نام يا ساير فرمها، تنها بصورت مكتوب از سوي شركت كننده امكانپذير خواهد بود.

بخش دوم - ضوابط مربوط به عرضه و نمايش كالاهای نمايشگاهی

12. فقط كالاهايي مجاز به ارائه در نمايشگاه مي باشند كه در چارچوب موضوع نمايشگاه تعريف شده و در قالب پروفايل كالايي در اختيار شركت كنندگان قرار ميگيرد.
13. ارائه گواهی استاندارد برای کالاها و محصولاتی که از سوی سازمان استاندارد مشمول استاندارد اجباری هستند الزامی است.
14. كالاهاي مورد ارائه در نمايشگاه و نیز عرضه اقلام تبليغاتي مانند پوستر ، بروشور، كاتالوگ ، عكس ، فيلم و... مربوط به كالاهاي خارجي كه در آنها از تصاوير مغاير با شعائر اسلامي استفاده شده است در محل غرفه ممنوع مي باشد.

بخش سوم - امور فني و ساخت و ساز غرفه ها

15. حداقل متراژ غرفه هاي واقع شده در سالن و همچنین فضای باز در نقشه های نمایشگاه مشخص گردیده و واگذاری غرفه کمتر از میزان اعلام شده امکان پذیر نمی باشد.
16. غرفه هاي پيش ساخته با تجهيزات متعارف در اختيار شركت كنندگان قرار مي گيرد. تجهيزات متعارف شامل پانل بندي اطراف، موكت كف ، پيشاني نويسي، يك عدد پريز برق، روشنايي عمومی سالن ، ١ عدد ميز و ٢ عدد صندلي به ازاء هر ١٢ مترمربع ميباشد.
17. به غرفه هاي بدون پيش ساخته (خودساز) تنها زمين غرفه تعلق خواهدگرفت و تأمين تمامي وسايل ساخت و دكوراسيون و نيز تجهيزات داخل غرفه برعهده شركت كننده خواهدبود.
18. شركت كنندگاني كه فضاي بدون غرفه سازي (غرفه خودساز) درخواست نموده و رأساً اقدام به ساخت و تجهيز غرفه خود مي نمايند بايد شركت پيمانكار غرفه سازي خود را حداكثر 10 روز قبل از نمايشگاه كتباً به برگزار كننده معرفي نمايند. بدون معرفي كتبي غرفه ساز، امكان همكاريهاي بعدي از سوي برگزاركننده با وي مقدور نخواهد بود. لطفاً زمان ذکر شده را حتماً مد نظر قرار دهید تا در صورتی که نیاز به انجام تغییراتی در نقشه ساخت و ساز غرفه وجود داشت فرصت انجام اصلاحات وجود داشته باشد . نقشه غرفه سازی باید حاوی اطلاعات کاملی در خصوص ابعاد غرفه (طول، عرض و ارتفاع) ، مصالح به کار رفته در آن، انشعاب برق ، نوع کف سازی و سایر اطلاعات مورد نیاز باشد.
19. شركت كنندگان محترم مي بايد تمامي ضوابط و دستورالعمل هاي فني مربوط به ساخت و ساز غرفه را به پيمانكار خود گوشزد نمايند. بديهي است با توجه به اينكه برگزاركننده هيچگونه ارتباط حقوقي با پيمانكاران غرفه ساز ندارد، لذا در صورت وارد شدن خسارت به تأسيسات و تجهيزات سالن از سوي پيمانكار غرفه سازي يا رعايت نكردن ضوابط و مقررات جاري توسط وي، شركت كننده اصلي مسئول جبران خسارت وارده خواهد بود. ضمناً عدم رعايت و اجراي ضوابط فني كه از سوي شركت نمايشگاههاي بين المللي فارس تدوين شده مشمول جريمه ميگردد .
20. شركت كنندگاني كه رأساً مبادرت به ساخت غرفه مي نمايند ، لازم است نقشه ساخت و ساز غرفه را كه در آن طول ، عرض وارتفاع غرفه ، جنس سازه ، نوع كف سازي و ارتفاع آن و ساير مختصات فني لازم ذكر شده باشد ، به انضمام نقشه انشعاب برق حداكثر تا 10 روز قبل از افتتاح نمايشگاه به برگزار كننده تحويل نمايند. در صورت عدم تطبيق نقشه با ضوابط فني نمايشگاه و امكانات و تأسيسات سالنها، تغييراتي در نقشه اعمال خواهد شد كه رعايت آنها ضروری مي باشد.
21. براي غرفه هاي موضوع بند فوق انشعاب برق فقط تا محل نزديكترين پست برق سالن تأمين ميشود ، لذا ضروري است غرفه داران محترم نسبت به تهيه كابل برق به متراژ لازم و ديگر ملزومات مورد نياز خود اقدام نمايند.
22. برای غرف خودساز، ورود هرگونه تجهيزات غرفه سازي به داخل نمايشگاه مستلزم اخذ مجوز از ستاد برگزاري نمايشگاه مي باشد. در صورت تأييد نقشه ها توسط ستاد ، مجوز ساخت و ساز به متقاضي ارائه خواهد شد.
23. انجام هرگونه ساخت و ساز در غرفه های پیش ساخته که توسط برگزار کننده ساخته ميشود و یا اجرای دکوراسیون و كف سازي و نظاير آن در این غرفه ها مجاز نبوده و مجوزی جهت ورود مصالح و وسايل غرفه سازي (چوب ، نئوپان ، سازه و...) برای اینگونه غرفه ها صادر نمیشود .
24. در صورت نمایش ماشین آلات سنگین و حجیم یا مرتفع که ورود آنها به داخل سالن نیاز جرثقیل دارد و نیز ماشین آلات با توان مصرفی زیاد که جهت نمایش طرز کار آنها نیاز به برق ٣فاز با آمپر بالا هست ، مراتب باید به هنگام ثبت نام و قبل از جانمایی به برگزار کننده اعلام گردد .
25. آخرين زمان صدور مجوز ساخت و ساز، یک هفته قبل از افتتاح نمايشگاه می باشد و پس از آن به هیچوجه امکان صدور مجوز ساخت و ساز وجود نخواهد داشت .
26. استفاده از هرگونه مصالح ساختماني نظير گچ ، سيمان ، ماسه بادي ، ماسه ، پوكه ، شن ، سنگ ريزه ، خاك رس ، تيغه گچي ، بلوك و نظاير آنها و نيز آهن آلات خام ،‌ نئوپان ، ام دي اف و چوب برش نخورده (خام) و همچنين دستگاه برش ، اره ديسكي ، دستگاه جوش(بالاتر از ٥٠ آمپر) ، پمپ باد (بالاتر از ٢٠ ليتر) ، پيستوله رنگ پاشي و ابزار و ادوات مكمل يا مشابه آنها جهت ساخت غرفه اکیداً ممنوع بوده و شركت كنندگان تنها ميتوانند از سازه هاي آماده و سبك استفاده نموده و يا قالب ،‌ اسكلت و سازه ها را از قبل در محل كارگاه شركت يا كارگاه غرفه سازي آماده و در محل غرفه فقط آنرا مونتاژ نمايند.
27. پرسنل غرفه سازی حتماً می باید اصول ایمنی را رعایت نموده و از تجهیزات و ابزار مناسبی که موجب افزایش ضریب ایمنی کار میباشد استفاده نمایند . همچنین به کارگیری نیروهای زبده  فنی الزامی بوده و ضروری است از بکارگیری افراد غیر متخصص و بی تجربه خودداری گردد.
28. جهت ساخت غرفه ، ارتفاع مجاز ساخت و سازمی بایستی از برگزار کننده استعلام شود. لذا حتماً به ارتفاع مجاز قابل اجرا درسالن دقت كافي بفرماييد .
29. در صورتي كه ساخت غرفه در دو طبقه انجام مي پذيرد ، مراتب باید حداقل 10 روز قبل بصورت مكتوب با ذكر ارتفاع و نوع كاربري طبقه دوم به برگزاركننده اعلام و پس از تأييد برگزار کننده به اجرا درآيد. در غير اينصورت چنانچه به هنگام اجراي طرح و ساخت غرفه مشكلي بروز نماید مسئوليتي متوجه برگزار كننده نخواهد بود. ضمناً طبقه دوم حتماً بايد غيرمسقف باشد هزينه كل متراژ طبقه دوم بر مبناي ٥٠% هزينه معمول اجاره بهاء غرفه محاسبه و اخذ خواهد شد .
30. به منظور افزایش ضریب امنیتی غرفه ها ، ضروری است امکان رویت تمامی قسمتهای داخلی غرفه اعم از انباري ،‌ آبدارخانه ،‌ دفتر و غيره  فراهم باشد . ساخت هر قسمت از غرفه به شکلی که داخل آن قابل رویت نباشد مشول جریمه خواهد بود.
31. شركتهاي غرفه ساز حتماً به پرسنل خود تأكيد نمايند كه جهت استفاده از انشعاب برق و آب و يا هرگونه ملزومات ديگر مراتب را فقط  با مدير سالن هماهنگ نموده و از استفاده از تابلوي برق سالن، كابلها، لوله هاي آب، شير آتش نشاني و ساير امكانات سالن بدون هماهنگي با مدير سالن خودداري نمايند. بديهي است در صورت ورود خسارت به تجهيزات فوق توسط شركت كننده يا پيمانكار ساخت و ساز غرفه، جبران خسارت مربوطه بر عهده شركت كننده خواهد بود. مدير سالن از زمان تحويل سالن تا پايان نمايشگاه در محل سالن حاضر خواهد بود. نام مدير سالن و شماره تلفن همراه وي در محل ورودي هاي سالن نصب خواهد شد.
32. با توجه به اينکه روز افتتاحیه از ساعت 8 صبح لغایت 14 فقط براي چيدمان و تزئين داخلي غرفه ها و كارهاي نهايي و تكميلي در نظر گرفته شده، هرگونه ساخت و ساز غرفه اعم از برشکاري، جوشکاری ، سمباده زني ، رنگ آمیزی و کلا" اقداماتي که موجب پراکنده شدن گرد و خاک و یا ذرات معلق و سرايت آنها به غرفه هاي مجاور گردد، اعتراض ساير غرفه داران را به همراه داشته و ممنوع ميباشد . لذا اين گونه عمليات بايد حداکثر تا ساعت ٢٢ شب قبل از افتتاح به اتمام برسد.
33. با توجه به ضرورت دسترسی آسان مسئولین برق و تاسیسات یا نیروهای آتش نشانی به تمام نقاط سالنها ، هیچیک از وسایل غرفه سازی و یا مصالح و لوازم اضافی نباید در پشت غرفه های مجاور دیوار قرار گیرد لذا وجود اینگونه اقلام در پشت غرفه های کناره سالنها ، مشمول جریمه بوده و صاحب آنها ملزم به خروج آنها از سالن میباشد .
34. مقتضی است تا ساعت 14 روز افتتاحیه ، آماده سازي غرفه و چيدن كالاها و تخليه اقلام اضافي غرفه ها به پایان برسد در غير اينصورت و چنانچه حراست نمايشگاه اعلام نماید هيچگونه مسئوليتي متوجه برگزار كننده نبوده و متأخرین میباید به محض اعلان مسئولين حراست، باقيمانده وسايل غرفه سازي خود را از سالن تخليه و سريعاً نسبت به نظافت غرفه خود و اطراف آن اقدام نمايند.
35. ریختن مصالح اضافی و نخاله در فضای باز اطراف سالن اكيداً ممنوع است . زباله های کوچک فقط در سطلهای زباله بیرون از سالن و نخاله های بزرگ مانند تکه های چوب و نئوپان ، سنگ، قطعات فلزی و مانند اینها باید حتماً به خارج از محوطه نمایشگاه انتقال یابد . در صورت عدم رعایت این نکته و گزارش مدیران سالن یا واحد خدمات ، غرفه متخلف مشمول جریمه خواهد شد.
36. در صورتيكه ساخت و ساز غرفه توسط شركت كننده انجام مي پذيرد و چنانچه ارتفاع غرفه بالاتر از غرفه هاي مجاور باشد، ضروري است كه قسمتهاي پشت سازه ها به ويژه نئوپان، چوب و شبكه هاي آهني ، رنگ آميزي و يا با دكور مناسب پوشانيده شود تا موجب بد منظره شدن غرفه هاي مجاور نگردد. ضمناً بر روي قسمتهاي پشت كار كه مشرف به حريم غرفه هاي مجاور مي باشد نوشتن تبليغات يا نام شركت مجاز نخواهد بود.
37. با توجه به اينكه امكانات آبرساني در همه نقاط سالنهاي نمايشگاهي وجود ندارد لذا در صورت نياز به انشعاب آب (غيرآشاميدني) جهت نمايش يك دستگاه خاص، لازم است فرم درخواست تهیه و تکمیل گردد . فرم مذکور نیز میباید به تأیید ستاد برگزاری نمایشگاه برسد . ضمناً تنها در صورت وجود امکانات فنی لازم در سالن ، انشعاب آب برقرار میگردد.
38. غرفه سازان محترم توجه داشته باشند که جهت نصب پايه ها و سازه هاي غرفه خود از سوراخ کردن زمين غرفه و ديوار اطراف آن و همچنين فضاي باز نمايشگاه اجتناب ورزند . ايراد خسارت به زمين و ديوار محوطه نمايشگاه مشمول پرداخت جريمه خواهد بود که بر اساس اعلام شرکت نمايشگاههاي بين المللي فارس تا قبل از پايان نمايشگاه اخذ ميگردد . ضمناً در صورت ایراد هرگونه خسارت به غرفه ها و يا وسايل و تجهيزات آنها جبران خسارت وارده بر عهده شركت كننده بوده و هزینه آن میباید براساس اعلام برگزارکننده، توسط شرکت کننده پرداخت گردد.
39. در صورت عدم اتمام به موقع عمليات غرفه سازي از سوي شركتهايي كه رأساً ‌اقدام به ساخت غرفه خود مي نمايند و با توجه به اينكه اين تأخير موجب بروز مشكلات متعدد در امر برپايي نمايشگاه شده و چهره نمايشگاه را مخدوش مي نمايد، برگزار كننده مي تواند در اين خصوص نسبت به عملكرد شركت كننده ادعاي خسارت نمايد.

بخش چهارم –انصراف از مشاركت و يا كاهش فضاي رزرو شده

41. كاهش متراژ و يا انصراف از مشاركت به هیچ عنوان مورد قبول نمی باشد.
42. درخواست انصراف پذيرفته نخواهد بود و در صورت عدم استفاده از غرفه تخصيص يافته در نمايشگاه هيچگونه وجهي مسترد نشده و برگزاركننده مجاز ميباشد غرفه مربوطه را در صورت عدم استفاده متقاضي اوليه و به منظور پیشگیری از خدشه دار شدن چهره و ظاهر نمایشگاه ، (چه به صورت رایگان و چه درقبال دریافت وجه غرفه) به سايرين واگذار نمايد . لذا از شركت كنندگان محترم تقاضا دارد قبل از ثبت نام تمامي جوانب و شرايط كاري خود را به درستي سنجيده و پس از حصول اطمينان از امكانات و مقدورات خود نسبت به مشاركت در نمايشگاه اقدام نمايند تا از بروز مسائلي كه بر روند اجرايي نمايشگاه بويژه در روزهاي نزديك به افتتاح آن ، تأثير منفي باقي مي گذارد جلوگيري شود.
43. شركت كنندگان می بایستی حداقل 24 ساعت قبل از افتتاح نمایشگاه غرفه خود را تحویل گرفته باشند در غیر اینصورت منصرف محسوب و طبق بند فوق غرفه انها به دیگری واگذار می گردد.

بخش پنجم- واگذاري و چيدمان غرفه ها

44. تعيين محل غرفه ها و نحوه واگذاري آنها به درخواست مشارکت کننده و تایید برگزار کننده می باشد. حتي بعد از مشخص شدن محل غرفه مشارکت کننده در  نقشه سالن ، اين احتمال وجود دارد كه برگزار كننده به هنگام تحويل غرفه، بنا به دلايل گوناگون ناگزير از جابجايي و تغيير مكان غرفه تخصيص يافته باشد . در اينصورت برگزار كننده تلاش خواهد نمود تا غرفه جديد واگذار شده حتي المقدور با همان مشخصات و ابعاد قبلي به متقاضي تحويل گردد.
45. قرار گرفتن ستون در بعضي از غرفه های کناری سالن ملاصدرا اجتناب ناپذير است. بديهي است تلاش خواهد شد كه تا حد امكان در غرفه هاي كمتري ستون قرارگيرد. لذا در صورت قرارگرفتن ستون در داخل يا جلوي غرفه ، لطفاً به هنگام طراحي و ساخت غرفه به اين نكته و نيز ابعاد ستونها دقيقاً‌ توجه نموده و ضمنا ًاز هر گونه رنگ آمیزی ستون خودداری فرمایید.
46. برابر دستورالعمل صادره از سوي شركت نمايشگاههاي بين المللي فارس، سالنهاي تحت پوشش از ٣ روز قبل از افتتاح در اختيار برگزار كننده قرار ميگيرد . لذا لازم است شركت كنندگان محترم بويژه كساني كه راساً نسبت به ساخت غرفه اقدام مي كنند تداركات لازم و ساخت و سازهاي اوليه غرفه خود را از قبل مهيا نمايند تا در فاصله كوتاه موجود امكان آماده سازي مناسب غرفه فراهم باشد.
47. غرفه هاي پيش ساخته كه توسط برگزار كننده احداث ميشود، يك روز قبل از افتتاح نمايشگاه به غرفه داران تحويل داده خواهد شد.
48. واگذاري غرفه به ديگران و يا شراكت با ساير واحدها مجاز نبوده و مشمول جریمه میگردد.
49. رعايت حريم غرفه ها الزامي است. قراردادن كالاها يا دستگاهها خارج از حريم قانوني غرفه و حتی چند سانتیمتر تجاوز به فضاي راهروها يا فضاي پشت غرفه ها ـ حتي فضاهاي خالي و غيرقابل استفاده ـ مشمول جريمه و در صورت عدم توجه منجر به تعطيلي غرفه خواهد شد.
50. نظافت داخل سالن تنها در محدوده راهروها برعهده برگزاركننده بوده و نظافت داخل غرفه ها به عهده غرفه داران خواهد بود . لذا ورود خدمه نظافت سالن به داخل غرفه بدون حضور و رضايت غرفه دار به كلي ممنوع ميباشد . ضمناً نظافت و پاكسازي محوطه بر عهده برگزاركننده مي باشد.
51. در صورت تقاضاي وسايل يا تجهيزات اضافي جهت غرفه ها هزينه مربوطه بطور جداگانه اخذ خواهد شد.
52. لطفا" توجه داشته باشيد كه تعداد متعارف ميز و صندلي درهر غرفه ، ٢ عدد صندلي و ١ عدد ميز به ازاء هر ١٢ مترمربع ميباشد (فقط براي غرفه هاي ساخته شده توسط برگزاركننده) و اضافه برآن مشمول پرداخت هزينه خواهد شد . لذا خواهشمند است به مسئولين غرفه خود يادآوري نماييد كه از برداشتن ميز و صندليهاي بدون صاحب خودداري نمايند.
53. مطالب مندرج در فرم ثبت نام از سوي متقاضي درخصوص خود ساز یا پیش ساخته بودن غرفه ، ملاك اقدامات بعدي قرار ميگيرد. متراژ قيد شده در فرم ثبت نام و همچنين نوع غرفه از نظر با تجهيزات يا بدون تجهيزات بودن آن تنها براساس مندرجات فرم ثبت نام مدنظر قرار خواهد گرفت . لذا پس از تحويل غرفه در صورت مشاهده هرگونه مغايرت با آنچه كه در فرم ثبت نام خود قيد نموده اید ، بلافاصله مراتب را به ستاد نمايشگاه اعلام فرماييد.
54. درخصوص اعلام قبلی مشارکت کننده در مورد خود ساز یا پیش ساخته بودن غرفه ، حداكثر تا ده روز قبل از افتتاح نمايشگاه امكان تغيير وجود دارد . در غیراين صورت هزينه تغییرات بر اساس تشخیص برگزارکننده از مشارکت کننده وصول خواهد شد.

55. چنانچه بدليل حجم يا ابعاد كالا یا ماشين آلات نمایشی ، هرگونه افزايشي از سوي شركت كننده ـ به ویژه در غرف خودسازـ در متراژ غرفه ايجاد شود جزو فضاي غرفه و بعنوان بدهي محسوب شده و قبل از خاتمه نمايشگاه مي بايد نسبت به پرداخت هزينه اضافه متراژ اقدام گردد. ضمن آنکه تجاوز به حریم راهروها علاوه بر هزینه معمول فضای اشغال شده ، مشمول جریمه نیز خواهد شد .

بخش ششم- حفاظت و امنيت غرفه ها

56. از سوي ستاد نمايشگاه يك نسخه فرم حراست ، مربوط به مسائل حفاظتي در اختيار شركت كنندگان قرار خواهد گرفت كه لازم است توسط مديريت شركت مطالعه و مهر و امضا و به ستاد برگردانده شود . تنها پس از ارائه فرم مذكور به ستاد امكان تحويل كارتهاي شناسايي غرفه داران امكان پذير خواهد بود.
57. مسئوليت مراقبت و محافظت از غرفه و وسايل آن در ساعات برپايي نمايشگاه بر عهده شركت كننده مي باشد . پس از خاتمه كار نمايشگاه در هر روز نسبت به تخليه سالن ها و پلمب دربهاي ورودي اقدام شده و مسئوليت حراست از غرفه ها برعهده انتظامات نمايشگاه خواهد بود؛ لذا لازم است مسئولين غرفه ها هر روز قبل از باز شدن درب سالن ها در محل سالن حضور يابند. هرگونه عواقب ناشي از عدم حضور به موقع بر عهده صاحبان غرفه ها مي باشد.
58. استفاده يا نگهداري مواد آتش زا و كارتنهاي خالي در داخل سالن به ويژه پشت پانلها ممنوع مي باشد.
59. بيمه آتش سوزي براي كليه شركت كنندگان اجباري مي باشد كه توسط برگزار كننده نسبت به انجام آن براي کل سالن تحت پوشش اقدام شده و هزينه آن به صورت جداگانه از شرکت کنندگان اخذ خواهد شد . ساير بيمه ها بصورت اختياري بوده و به غرفه داران محترم توصیه میشود نسبت به انجام بيمه هاي ديگر علاوه بر بيمه آتش سوزي اقدام نمايند .
60. مسئوليت مفقود شدن وسايل يا كالاي داخل غرفه ها در ساعات داير بودن نمايشگاه كه حضور غرفه داران در محل غرفه الزامي است، برعهده غرفه داران مي باشد.
61. در صورت مفقود شدن وسايل يا كالاي داخل غرفه و يا بروز حادثه اي در محل غرفه، مراتب سريعاً به اطلاع مدير سالن و نگهبان سالن رسانيده شود تا با حضور نماينده حراست نسبت به تنظيم صورتجلسه اقدام گردد. پيگيري اين امر بر عهده شركت كننده ميباشد.
62. درصورت نمايش اقلام ارزشمند و گرانقيمت كه سبك و كم حجم بوده و امكان به سرقت رفتن آنها وجود دارد، به غرفه داران محترم توصيه مي شود اينگونه اقلام را هر روزپس از پايان يافتن ساعت كار نمايشگاه با خود خارج نموده وروز بعد مجدداً به همراه بياورند.
63. به منظور آماده سازي مجدد  غرفه ها و نظافت سالن ها، هر روز نیم ساعت قبل از ساعت شروع بازدید درب سالنها باز ميشود لذا مقتضي است از هر غرفه حداقل يك نفر در ساعت مققر جلو درب سالن حاضر باشد تا از بروز مسائلي نظير فقدان يا سرقت کالاها جلوگيري شود، همچنين در صورت نياز به ورود کالا يا وسايل به داخل غرفه نيز تنها در همان نیم ساعت قبل از بازدید امکان پذير خواهد بود.
64. در ايام آماده سازي سالن و غرفه سازي (تا قبل از افتتاح نمايشگاه) مسئولیت حفظ وسایل و تجهیزات بر عهده مشارکت کننده یا تیم غرفه سازی وی می باشد و برگزار کننده هیچ مسئولیتی در قبال مفقود یا معیوب شدن وسایل و ملزومات و تجهیزات ندارد.
65. با توجه به اينكه اكثر كالاها و لوازم داخل غرفه ها قابل اشتعال مي باشند لطفاً از هرگونه جوشكاري، برشكاري و هرگونه اقدامي در داخل سالن كه احتمال بروز حريق را سبب شود خودداري نموده و وسايل دكوراسيون غرفه خود را بصورت آماده شده و صرفاً جهت مونتاژ به داخل سالن وارد نمايید.

بخش هفتم- تخليه و تخريب غرفه ها پس از اختتام نمايشگاه

66. تخلیه غرفه یا ترک آن تا آخرين لحظه برپايي نمايشگاه در پايان روز آخر، مجاز نمي باشد . تخليه غرفه ها از روز بعد ازخاتمه نمايشگاه آغاز شده و مي بايد حداكثر ظرف مدت همان روز به پايان برسد.
67. در آخرين روز نمايشگاه، زمان بازگشايي سالنها جهت تخليه و خروج کالاها به غرفه داران اعلام خواهد شد . مقتضی است از همان ابتداي تخليه غرفه ها تمامي غرفه داران محترم به منظور جلوگيري از سرقت يا آسيب رسيدن به تجهيزات غرفه يا كالاها در محل غرفه خود حاضر باشند. حتي اگردر ساعات نخست آمادگي خروج كالاهاي خود را ندارند ضروري است حتماً فردي را به منظور مراقبت از كالاهاي خود در داخل غرفه بگمارند. . بديهي است با بازگشايي سالنها همه گونه افرادي اعم از باربر، کارگر، نظافتچي و....... به داخل سالنها وارد ميشوند که در اين بين افراد متفرقه و سودجو هم فرصت سوء استفاده از شرايط موجود را پيدا خواهند نمود. لذا پس از بازگشايي سالنها در خاتمه نمايشگاه، مسئوليت حفاظت و نگهداري كالاها و تجهيزات در مقابل سرقت يا آسيب، مستقيماً بر عهده صاحبان كالا خواهد بود.
68. شركت كنندگاني كه رأساً نسبت به دكوراسيون غرفه خود اقدام مي كنند بايد پس از پايان نمايشگاه نسبت به تخريب وسايل دكوري و تخليه بقاياي آن اقدام نمايند.
69. در صورت عدم تخليه و خروج به موقع غرفه، برگزاركننده نسبت به جمع آوري و انتقال وسايل به انبار اقدام نموده و در اينصورت هزينه جابجايي و انبارداري از صاحب كالا اخذ خواهد شد. ضمن آنكه مسئوليت هرگونه خسارت احتمالي وارده بر عهده صاحب كالا ميباشد.
70. چنانچه بخشی از هزينه هاي مشاركت شركت كنندگان اعم از اجاره بهاء غرفه، ساخت و ساز، اجاره تجهيزات اضافه، هزينه برق اضافي، مابه التفاوت مغایرت متراژ و ... بطور كامل پرداخت نشده باشد ، پیش از تسویه حساب کامل ، خروج كالاها مجاز نخواهد بود.

بخش هشتم- ضوابط صدور كارت شناسايي و كارت پاركينگ

71. براي مسئولين هر غرفه از سوي برگزاركننده كارت شناسايي صادر خواهد شد و الصاق آن در تمام مدت حضور در نمايشگاه برای غرفه داران الزامی است ، لذا از شركت كنندگان محترم تقاضا دارد نسبت به تكميل فرم كارت شناسايي و تحويل آن به ستاد نمايشگاه اقدام نمايند. آخرین مهلت جهت تحویل فرم تکمیل شده 4 روز پیش از افتتاح نمایشگاه میباشد . پس از آن برگزارکننده هیچگونه تعهدی جهت صدور کارت شناسایی نخواهد داشت . براي هر شركت حداکثر بر اساس هر 6 متر یک كارت شناسايي صادر خواهد شد.
یادآوری میشود در صورت فقدان کارت امکان صدور کارت المثنی وجود ندارد.
72. ورود وسايل نقليه در ايام برپايي نمايشگاه به داخل محوطه نمايشگاه مطلقاً ممنوع بوده و شركت كنندگان مي توانند از پاركينگ هاي شمالی و جنوبی نمايشگاه استفاده نمايند. برگزاركننده حداکثر بر اساس هر 12 متر یک کارت پارکینگ صادر خواهد کرد.

بخش نهم- نحوه انجام تبليغات محيطي در زمان برپايي نمايشگاه

73. انجام هرگونه تبليغات محيطي در ايام برپايي نمايشگاه منوط به كسب مجوز از روابط عمومي شركت نمايشگاههاي بين المللي فارس و پرداخت هزينه مربوطه مي باشد، در صورت عدم رعايت اين موضوع اقلام تبليغاتي توسط روابط عمومی شرکت مذکور جمع آوري خواهد شد.
74. شركت كنندگان فقط مي توانند اقلام تبليغي خود را درون حريم غرفه خود نصب نمايند و استفاده از فضاي راهرو يا غرفه هاي مجاور بدين منظور ممنوع مي باشد.
75. نصب يا آويختن هرگونه بنر، پارچه نويسي، پوستر يا اقلام مشابه آنها از سقف سالن ممنوع مي باشد و در صورت عدم توجه مشمول جريمه شده ومبلغ جريمه توسط مسئولين مربوطه در شركت نمايشگاههاي بين المللي فارس تعيين و پس از ابلاغ به شركت كننده، پرداخت آن الزامي خواهد بود.
76. جهت اجراي تبليغات ذكر شده در بند فوق، شركت كنندگان مي توانند، اقلام تبليغي خود را از روي ديواره يا سقف غرفه و حداكثر تا ارتفاع مجاز اعلام شده نصب نمايند .
77. استفاده از وسايل صوتي- تصويري به منظور تبليغ كالاها پس از اخذ مجوز از برگزاركننده و به شرط عدم ايجاد مزاحمت براي ساير غرفه داران مجاز خواهد بود.
78. درصورت تمايل به فيلمبرداري يا عكسبرداري از غرفه ها قبلا" بايد جهت اخذ مجوز از روابط عمومی ، با برگزار كننده هماهنگيهاي لازم بعمل آيد.
79. اقلام تبليغي و چاپي براي كالاها و محصولات خارجي از جمله بروشور، كاتالوگ، عكس، پوستر، سی دی و غيره كه در نظر است در محل غرفه توزيع شده يا در معرض نمايش قرار گيرد بايد منطبق با معيارهاي اسلامي  و در صورت نیاز قبل از افتتاح به ستاد نمايشگاه ارائه و به تأييد برگزاركننده برسد.
80. در صورت تمايل به تهيه و چاپ آگهي در كتاب ويژه نمايشگاه (جدا از مشخصات و نوع فعاليت شركت كه در فرم ثبت نام قيد شده) هزينه جداگانه دريافت خواهد شد؛ بدين منظور برگزاركننده، مجري تهيه و چاپ كتاب نمايشگاه را به واحد متقاضي معرفي خواهد نمود.

بخش دهم- ساير موارد

81. شركت كنندگاني كه جهت استفاده از اينترنت نياز به پهناي باند مستقل داشته باشند باید فرم درخواست مربوطه را حداكثر تا 20 روز قبل از افتتاح نمايشگاه با ذكر ميزان پهناي باند مورد نياز، به برگزار کننده نمایشگاه تحویل نمايند. تأمين اين خدمات توسط شركت نمایشگاه های بین المللی فارس تنها در صورت وجود امكانات لازم در سالن تحت پوشش، ارائه خواهد شد. هزينه مترتب بر اين امر توسط متقاضي به صورت مجزا و مستقیماً به شركت مذکور پرداخت ميگردد. ضمناً اینترنت رایگان فقط به صورت مشترک (share) و با پهنای باند محدود وجود دارد .
82. اطلاع رساني نمايشگاه و انجام تبليغات، در حالت معمول آن برعهده برگزاركننده ميباشد كه صرفاَ در حد متعارف و متداول آن انجام ميپذيرد . اين تبليغات شامل انجام مكاتبات مستقيم با مخاطبين و افراد حقيقي و حقوقي مرتبط با موضوع نمايشگاه ،‌ نصب بيلبرد شهري ، درج آگهي و يا خبر برگزاري در جرايد و نشريات تخصصي ، راه اندازي وب سايت نمايشگاه ، توزيع بروشور يا تراكت و ارسال دعوتنامه يا كارت دعوت به مخاطبين وحوزه هاي مرتبط با نمايشگاه ميباشد . حجم اين تبليغات تنها در حد تبليغات متعارف براي تمامي نمايشگاهها است و از حدود خاصي فراتر نميرود. هرگونه تبليغات اضافه بر موارد ذكر شده و يا افزايش حجم تبليغات فوق،‌ تنها درصورتي ميسر است كه شركت كنندگان نمايشگاه آمادگي خود را جهت حمايت مالي از نمايشگاه (اسپانسرشيپ) اعلام نمايند. در اينصورت برگزاركننده آماده هرگونه همكاري و انجام تبليغات خاص اسپانسر خواهدبود.
83. علاوه بر موارد مندرج در بند فوق ،‌ شركت كنندگان در نمايشگاه ميبايد به فراخور نوع فعاليت خود اطلاع رساني مناسبي را به منظور آگاه نمودن مخاطبين نسبت به حضورشان در نمايشگاه به عمل آورند و در جهت جذب مخاطبين به غرفه خود ، برنامه ريزي و استراتژي تبليغاتي مناسبي را در نمايشگاه اعمال نمايند.
84. بيمه پرسنل داخل غرفه و نيز پرسنل غرفه ساز هر شركت و هزينه هاي قانوني مترتب بر آن برعهده همان شركت ميباشد.
85. تاسيسات و امكانات فيزيكي محل برگزاري نمايشگاه مانند سيستم گرمايش و سرمايش سالن، سرويس هاي بهداشتي، پاركينگ، رستوران، آب آشاميدني، كيفيت ساختمان و بناي سالنهاي تحت پوشش و امثال آنها همگي تحت تملك و نظارت شركت نمايشگاههاي بين المللي فارس مي باشد. برگزاركننده هيچگونه دخالتي در كيفيت و سلامت موارد ذكر شده ندارد و صرفاً نسبت به اعلام نواقص موجود به شركت نمايشگاههاي بين المللي فارس اقدام مي نمايد.
86. رعايت نكاتي كه در مكاتبات بعمل آمده از سوي برگزاركننده مطرح مي شود الزامی است و مسئوليت عواقب ناشي از عدم توجه به مكاتبات و تماسهاي بعمل آمده از سوي برگزاركننده برعهده شركت كننده مي باشد. ضمناً هرگونه توافقي ميان شركت كننده و برگزاركننده تنها در صورتي معتبر است كه مكتوب و امضا شده باشد.
87.  هرگونه ادعا يا شكايت از سوي شركت كنندگان تنها تا يک هفته پس از پايان نمايشگاه معتبر بوده و پس از آن پرونده مربوط به نمايشگاه مختومه ميشود . ضمناً هرگونه شكايتي درابتدا بايد به برگزاركننده و سپس به شرکت نمایشگاه های بین المللی فارس ارجاع شود ودرصورت عدم حصول توافق، انجمن صنفی برگزارکنندگان نمايشگاههاي بين المللي ايران بعنوان به عنوان حكم تعيين ميگردد.
88. در صورت بروز وقايع پيش بيني نشده( فورس ماژور) مانند جنگ، زلزله، سيل، طوفان، هرج ومرج، آتش سوزي، فوت مقامات ارشد مملكتي ، تغيير قوانين جاري و ... كه منجر به لغو يا تغيير زمان نمايشگاه شود هيچگونه مسئوليتي متوجه برگزاركننده نبوده و وجوه واريزي پس از كسر هزينه هاي انجام شده توسط برگزاركننده مسترد خواهد شد.
89. چنانچه تحت شرايط اضطراري شركت نمايشگاههاي بين المللي فارس اقدام به تغيير زمان يا مكان برپايي نمايشگاه نمايد مسئوليتي متوجه برگزاركننده نبوده وبرگزاري نمايشگاه تابع شرايط جديد خواهد بود.
90. در صورتيكه تعداد شركت كنندگان به هر دليل به حد نصاب لازم نرسد به گونه اي كه مانع از تشكيل و برگزاري نمايشگاه گردد، برگزاركننده ناگزير از لغو نمايشگاه خواهد بود و در اين صورت فقط هزينه هايي كه به برگزاركننده پرداخت شده مسترد خواهد گشت.
91. كليه وجوه قانوني كه شركت كنندگان ملزم به پرداخت آنها هستند از سوي برگزاركننده بصورت رسمي اعلام مي شود. لذا هرگونه وجهي كه بصورت غير متعارف از سوي افراد حاضر در محل برگزاري نمايشگاه تحت عنوان كارگر، نگهبان، باربر، نظافتچي و يا هر نام ديگري در ازاء انجام كاري و يا بدون دليل مشخص از شركت كنندگان مطالبه شود ارتباطي با برگزاركننده نداشته و مورد تأييد نمي باشد.
92. هرگونه خدمات جنبی نمایشگاه مانند فیلمبرداری از غرفه ها ، درج آگهی ، انتشار کتاب ، سی دی یا ویژه نامه که به سفارش برگزار کننده انجام پذیرد ، به صورت رسمی به شرکت کنندگان اطلاع داده میشود . لذا از هرگونه پرداخت هزینه به افرادی که احتمالاً به قصد سودجویی جهت انجام اینگونه خدمات به غرفه ها مراجعه میکنند ، پیش از استعلام از ستاد برگزاری ، خودداری فرمایید .
93. برگزاركننده در خصوص قوانين وضع شده از سوي شركت نمايشگاههاي بين المللي فارس و همچنين قيمتها ، مبالغ جرائم ، تعرفه مجوزها و يا خدمات مختلف كه توسط واحدهاي مختلف آن شركت نظير اداره امور نمايشگاهي، تاسيسات، روابط عمومي، امور اجرایی ، حراست و انتظامات و... اعمال مي گردد، دخالتي نداشته و خود نيز مانند شركت كنندگان تابع قوانين مذكور مي باشد. ضمناً كيفيت قوانين و نحوه برخورد مجريان آنها با شركت كنندگان ، هيچگونه ارتباطي با برگزاركننده ندارد.
94. در صورتيكه بدليل تخلف از مقررات ، برگزاركننده ناچار به تعطيل نمودن غرفه اي باشد، هيچيك از وجوه پرداخت شده قابل استرداد نبوده و واحد متخلف نمي تواند ادعايي در اين خصوص مطرح نمايد.
95. رعايت ضوابط و شئون اسلامي براي تمامي شركت كنندگان و غرفه داران محترم الزامي مي باشد.

اين مقررات براساس ضوابط و مقررات جاري در نمايشگاههاي بين المللي و مطابق كنوانسيون اتحاديه جهاني نمايشگاهها تدوين شده و در تمام نمايشگاههاي معتبر دنيا اجرا مي شود. عدم توجه به آنها برگزاركننده را در پيگيري قانوني عليه متخلفين مخير مي سازد.